ISDE-subsidie aanvragen: stap-voor-stap met DigiD

De ISDE-subsidie aanvragen is geen rocket science. De aanvraag duurt circa 20 minuten als u alle documenten klaar heeft. Toch lopen aanvragen geregeld vast op kleine fouten. Wij doorlopen in dit artikel de hele procedure stap voor stap. Wij benoemen de struikelblokken vooraf, zodat u in één keer slaagt.

Voor u begint: zes documenten op een rij

De RVO vraagt zes elementen tijdens de aanvraag. Wij raden aan deze vooraf in één map te zetten.

1. Meldcode van uw warmtepomp. Dit is een KA-nummer dat hoort bij uw specifieke model. Voor een Weheat Flint P40 is dat KA30249. Voor een Sparrow P60 is dat KA28197. Uw installateur kent de code. U vindt hem ook op de meldcodelijst van RVO.
2. Factuur van het warmtepomp-systeem. De factuur moet uitsplitsing tonen tussen materiaal en arbeid. Op de factuur staat het warmtepomp-merk, het type, de meldcode en het serienummer.
3. Betaalbewijs. Een bankafschrift waarop de betaling van de factuur zichtbaar is. Een schermafbeelding van uw bank-app volstaat, mits naam, datum en bedrag leesbaar zijn.
4. Installatiebewijs. Een verklaring van de installateur dat het toestel is geïnstalleerd en in werking is. Veel installateurs leveren dit standaard mee.
5. Foto van de installatie. Een foto van de buitenunit op zijn definitieve plek. Het serienummer of typeplaatje moet zichtbaar zijn.
6. DigiD. U logt in met DigiD-app of sms-controle. Voor zakelijke aanvragen werkt eHerkenning niveau 3.

De voorwaarden in één oogopslag

U moet aan zes voorwaarden voldoen om in aanmerking te komen.

Voorwaarde	Toelichting
Geldige meldcode	Het toestel staat op de RVO-meldcodelijst
Erkende installateur	De installateur staat ingeschreven bij KvK en heeft erkenning
Bouwjaar woning	De woning is gebouwd vóór 1 januari 2019
Eigen gebruik	U gebruikt het toestel zelf, niet voor doorverkoop
Aanvraagtermijn	Binnen 24 maanden na installatiedatum
Functie	Het toestel verwarmt of maakt warm tapwater (geen droger)

Voldoet u aan alle zes? Dan kunt u de aanvraag starten.

Stap 1 — Inloggen op mijn.rvo.nl

Ga naar mijn.rvo.nl. Klik op "Inloggen" rechtsboven. Kies "Inloggen voor particulieren". U komt op een DigiD-inlogscherm. Log in met de DigiD-app of via sms-controle.

Bent u eenmaal ingelogd? Dan ziet u uw persoonlijk dashboard. Klik op "Aanvraag indienen" en kies in de zoekbalk: ISDE woningeigenaren.

Stap 2 — De aanvraag starten

U komt op een introductiepagina. Hier kiest u voor het type maatregel: warmtepomp. Klik op "Volgende". U doorloopt vervolgens zes schermen.

Scherm A — Persoonsgegevens

DigiD vult uw NAW-gegevens automatisch in. Controleer of het IBAN klopt. Een fout IBAN-nummer is de meest voorkomende oorzaak van uitbetalingsvertraging. RVO maakt het bedrag uit op het opgegeven rekeningnummer. Bij een afwijkend rekeningnummer kan een extra controle volgen.

Scherm B — Adresgegevens van de installatie

Vul het adres in waar de warmtepomp staat. Het adres hoeft niet hetzelfde te zijn als uw woonadres, maar u moet eigenaar zijn. RVO controleert dit via Kadaster.

Scherm C — Apparaatgegevens

U vult de meldcode in. Het systeem haalt automatisch het merk, type en subsidiebedrag op. Komt er een foutmelding? Controleer dan de meldcode. Een typefout is vaak de oorzaak. De meldcode bestaat uit "KA" gevolgd door 5 cijfers.

Scherm D — Installatiedatum

Vul de datum in waarop het toestel definitief in werking is gesteld. Niet de leverdatum. Niet de factuurdatum. De datum waarop de installatie is afgerond. Bij twijfel: vraag het uw installateur.

Scherm E — Documenten uploaden

U uploadt vier documenten als pdf of jpg:

• Factuur
• Betaalbewijs
• Installatiebewijs
• Foto van de installatie

Maximumgrootte per bestand: 25 MB. Geef bestanden duidelijke namen, bijvoorbeeld "factuur-warmtepomp-2026.pdf". RVO scant niet automatisch, dus een rommelige bestandsnaam vertraagt de behandeling.

Scherm F — Akkoord en verzenden

Hier vinkt u de akkoordverklaringen aan. Lees ze door. U verklaart onder andere:

• De gegevens zijn waarheidsgetrouw
• U gebruikt het toestel zelf
• U valt niet onder eerdere subsidies voor hetzelfde toestel

Klik op "Indienen". U krijgt direct een ontvangstbevestiging op het scherm en per e-mail.

Stap 3 — De wachttijd

RVO behandelt aanvragen op volgorde van binnenkomst. De wettelijke termijn is 8 weken. In de praktijk ligt de doorlooptijd in 2026 op 4 tot 8 weken bij een complete aanvraag. Bij ontbrekende stukken volgt een verzoek om aanvulling. Dat kost gemiddeld 2 extra weken.

U kunt de status volgen op mijn.rvo.nl onder "Mijn aanvragen". De statussen lopen door:

• Ontvangen
• In behandeling
• Aanvulling gevraagd (alleen bij hiaten)
• Toegekend / afgewezen
• Uitbetaald

Na toekenning staat het bedrag binnen 5 werkdagen op uw rekening.

De vijf meest voorkomende fouten

Wij zien vijf valkuilen terugkomen bij aanvragen die wij begeleiden.

1. Verkeerde meldcode. Een KA-nummer van een vergelijkbaar maar ander model. RVO weigert de aanvraag direct.
2. Foto zonder typeplaatje. Een mooi geportretteerde buitenunit zonder zichtbaar typeplaatje. RVO vraagt om een aanvulling.
3. Factuur zonder uitsplitsing. Een totaalbedrag zonder onderscheid materiaal/arbeid. Vraag uw installateur om een aangepaste factuur.
4. Installatiedatum vóór aanschaf. Een typefout in de datum die niet logisch kan kloppen. RVO weigert.
5. Afzonderlijke aanvraag voor isolatie en warmtepomp. Wie beide tegelijk laat doen, kan stapelen voor verdubbeling. Eerst losse aanvragen werken niet voor de stapelbonus.

Stapelen levert verdubbeling op. Combineert u de warmtepomp met minstens twee isolatiemaatregelen binnen 24 maanden? Dan verdubbelt RVO het isolatie-deel van de subsidie. De warmtepomp-subsidie zelf verdubbelt niet, maar het totaalvoordeel kan oplopen tot €1.500 extra.

Wat doet u bij afwijzing?

U ontvangt een afwijsbeschikking met de reden. Binnen 6 weken kunt u bezwaar aantekenen. Het bezwaar gaat naar dezelfde RVO. Onderbouw het bezwaar met aanvullende documenten of correcties. Een zorgvuldig bezwaar wordt in circa 40% van de gevallen alsnog toegekend.

Bij twijfel kunt u eerst telefonisch contact opnemen met RVO via 088 042 42 42. Een korte uitleg lost vaak veel op zonder formele bezwaarprocedure.

Help van uw installateur

Een goede installateur levert standaard de complete subsidie-set bij oplevering: factuur, installatiebewijs, foto en meldcode. Vraag bij offerte-aanvraag expliciet of dit standaard is. Bij M26 begeleiden wij de ISDE-aanvraag mee. U levert ons uw DigiD-akkoord en wij regelen de complete administratieve afhandeling.

Twijfelt u over de hoogte van uw subsidie of over de stapelregel? Onze adviseurs rekenen het door op basis van uw woning en wensen. U krijgt vooraf een onderbouwde inschatting van wat u netto investeert na alle subsidies.